Loại công việc: Toàn thời gian
Địa điểm làm việc: Cụm CN Quất Động, Thường Tín, Hà Nội
Cấp bậc: Nhân viên
Kinh nghiệm: 3 năm trở lên
Giới tính: Nam
Mô tả công việc:
- Xây dựng lịch trình công việc cho Tổng Giám đốc
- Vị trí thư ký Tổng Giám đốc là người trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo và hỗ trợ đảm bảo các công việc hoạt động hàng ngày của Tổng Giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng trong công việc
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác, ghi chép tiến trình và phiên dịch nội dung các cuộc họp..
- Quản lý lịch làm việc của Tổng Giám đốc, lên lịch các cuộc họp, các sự kiện và các hoạt động khác của Tổng Giám đốc
- Soạn thảo Hợp đồng, xây dựng quy chế, Nội quy, quy định và thực hiện công tác liên quan đến giấy tờ như lưu trữ và báo cáo tài liệu liên quan đến công việc hoạt động của Tổng Giám đốc và của Các phòng ban trong Công ty.
- Quản lý xử lý thư từ, Email và các tài liệu liên quan đến công việc của Tổng Giám đốc, triển khai, phân loại, di chuyển bàn giao đến đúng các phòng ban và người nhận, lưu trữ tài liệu quan trọng theo quy định
Giao tiếp và tiếp đón khách, khi Tổng Giám đốc có khách, thư ký là người tiếp đón khách cùng Tổng Giám đốc, phải có phong thái tự tin khéo léo trong giao tiếp, phải giỏi ngoại ngữ để phiên dịch khi Tổng Giám đốc tiếp khách nước ngoài, - Thư ký Tổng Giám đốc phải hiểu rõ về mặt quản lý và các hoạt động của Công ty để nói chuyện được với khách khi Tổng Giám đốc đang bận.
- Tiếp khách, dự tiệc. Khi Tổng Giám đốc yêu cầu thư ký đi tiếp khách, dự tiệc cùng Tổng Giám đốc người thư ký phải hiểu rõ nhiệm vụ của mình để phối hợp với Tổng Giám đốc tiếp khách vui vẻ lịch thiệp.
Chuẩn bị cho Tổng Giám đốc trong các chuyến đi công tác ( chuẩn bị tài liệu làm việc với đối tác, đặt vé máy bay, khách soạn vv ). - Tiếp nhận và xử lý công việc từ khách hàng, đối tác hoặc các phòng, ban trong trường hợp Tổng Giám đốc vắng mặt
- Tổng hợp công việc báo cáo thường xuyên và báo cáo định kỳ lên ban giám đốc, chuẩn bị và tập hợp nội dung báo cáo, kế hoạch triển khai các cuộc họp của Công ty, tham gia các cuộc họp của Tổng Giám đốc để ghi chép nội dung chỉ đạo sau cuộc họp làm biên bản báo cáo và chia sẻ thông tin đến các bên liên quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc
Yêu cầu ứng viên:
Trình độ học vấn tối thiểu
- Đại học
Kinh nghiệm tối thiểu
- 3 năm kinh nghiệm liên quan
Chứng chỉ hoặc giấy phép hành nghề
- Quản trị kinh doanh/Ngoại ngữ/Thư ký/Trợ lý
- Biết lái xe ô tô ( nếu biết lái xe 16 chỗ là một lợi thế)
- Thường trú: khu vực Hoàng mai – Thanh trì – Thường tín – Phú xuyên
Yêu cầu ngoại ngữ
- Tiếng Anh tốt là một lợi thế
Kiến thức
- Hiểu biết về công ty (cơ cấu, sản phẩm, thị trường,…), cơ cấu tổ chức.
- Kiến thức về chuyên môn (Thư ký, trợ lý,…)
Kỹ năng cần thiết
- Kỹ năng tin học văn phòng
- Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc
- Kỹ năng xử lý công việc
- Kỹ năng giao tiếp và ngoại ngữ
Kỹ năng chuyên môn
- Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu
- Có khả năng lập kế hoạch công việc và quản lý tốt các đầu mục công việc đã lập ra
- Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Kỹ năng bổ trợ
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng quản lý thời gian
Thái độ
- Cam kết
- Chủ động trong công việc
- Trung thực
- Thân thiện, hòa đồng, sẵn sàng giúp đỡ người khác, ham học hỏi, cầu tiến…
- Yêu nghề và định hướng nghề nghiệp rõ ràng
Yêu cầu khác:
- Cẩn thận, cần cù, kiên nhẫn, giọng nói chuẩn…
- Sẵn sàng làm thêm giờ theo yêu cầu công việc
- Sẵn sàng đi công tác theo yêu cầu công việc
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Thời gian làm việc:
- Giờ hành chính : Sáng 8:00 đến 17h30 từ thứ 2- thứ 7
Phương tiện đi lại:
- Tự túc phương tiện đi lại. Công ty hỗ trợ phương tiện đi lại và công tác phí khi đi công tác
Môi trường làm việc:
- Điều kiện làm việc bình thường
THÔNG TIN KHÁC
- Bằng cấp: Đại học
- Độ tuổi: từ 25 tuổi -40 tuổi
- Lương: thương lượng tuỳ vào trình độ kinh nghiệm.
Quyền lợi ứng viên:
– Lương, thưởng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực)
– Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, nhiều cơ hội thăng tiến.
– Các chế độ về phúc lợi, BHXH đầy đủ theo quy định của Công ty.
– Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ trong và ngoài Công ty.